Систематизація роботи відділу продажів для siker.ua

Про проєкт

siker.ua — це український інтернет-магазин, який пропонує широкий асортимент товарів для дому, саду, спорту та відпочинку, зокрема меблі, крісла, металеві стелажі, дитячі іграшки, валізи та обладнання для СТО. Компанія займається роздрібною та оптовою торгівлею корисними товарами для повсякденного життя, а також підтримує дропшипінг для партнерів.

Вони наші клієнти по маркетингу. Команда веде просування і кожного дня баче, що відбувається «на тому кінці воронки» — як менеджери з продажів обробляють ліди, які ми приводимо.

В якийсь момент стало очевидно: команда продажів — це вузьке місце, яке стримує зростання всього бізнесу. Не тому, що менеджери погано працюють. А тому, що відділ переріс ту структуру, в якій працював.

Які проблеми було виявлено на старті:

1. Керівник відділу продажів тонув в операційці. Фізично не вистачало часу на головне — переслуховувати розмови менеджерів, контролювати продажі в переписках, тримати руку на пульсі команди. А головне — в таких умовах не було ресурсу масштабувати продажі.
2. Не було розуміння, як побудувати структуру з тімлідами, щоб розвантажити КВП без втрати якості та показників.
3. Бракувало системності: робота трималась на людях, а не на процесах.
4. Будь-яке масштабування команди в цій структурі лише ускладнювало ситуацію.

Як зафіксували ціль роботи

Ми прийшли до керівників компанії з пропозицією: давайте зайдемо в консалтинг, наведемо порядок у відділі продажів і підготуємо команду до масштабування. Команда погодилась.

Після серії зустрічей сформулювали головну ціль співпраці чітко й однозначно:

«Систематизувати роботу відділу продажів: оновити організаційну структуру та налагодити ефективну взаємодію між КВП, тімлідом і менеджерами з продажів»

Розробили дорожню карту на 3 місяці з тижневими спринтами. Прописали пріоритети, дедлайни, відповідальних — і пішли в роботу.

Що зробили за 3 місяці співпраці

 Діагностика рівня комунікації — таємний покупець

Перше, з чого почали — провели таємного покупця, щоб об’єктивно оцінити, як менеджери комунікують з клієнтами. Отримали зріз реального стану справ і зафіксували слабкі місця, з якими далі працювали точково.

Аналіз розмов менеджерів — як регулярна задача

Завели окрему регулярну роботу: системно слухали розмови менеджерів і розбирали їх на зустрічах з командою. Не «коли є час», а в графіку. Це поступово підтягнуло рівень комунікації по всьому відділу — кожен менеджер бачив свої точки росту і отримував зворотний звʼязок.

Нова структура: КВП → Тімлід → Менеджери

Замість моделі «керівник і 12 менеджерів на одній людині» побудували триступеневу структуру: КВП — Тімлід — Менеджери з продажів.

Принципово важливе рішення: тімлідів обирали серед своїх менеджерів, а не наймали ззовні. Провели анкетування і співбесіди, щоб виявити тих, хто реально хоче рости в керівну позицію.

Це дало два бонуси одразу: тімліди прийшли з розумінням продукту і команди, ми отримали мотивованих людей, а не «призначених».

Регламенти для кожної ролі

Розробили окремі регламенти для КВП, тімлідів і менеджерів. Чітко зафіксували: хто за що відповідає, перед ким звітується, як передаються задачі між рівнями. Так зникли «сірі зони», де незрозуміло — це задача КВП, тімліда чи менеджера.

План адаптації для нових тімлідів

Тімліди — це люди з менеджерського крісла. Щоб вони не загубилися в новій ролі, склали для них покроковий план адаптації на перші місяці: які задачі брати на себе зараз, які — пізніше, на що звертати увагу в команді.

Регулярні зустрічі на всіх рівнях

Запровадили ритм комунікації: тімліди — зі своїми мікрокомандами, тімліди — з керівництвом, окремі зустрічі з ментором від Ecommerce Growth Studio «Goal». Інформація почала рухатись по структурі швидко і без втрат.

Планування продажів і декомпозиція

Почали будувати планування роздрібних продажів з прив’язкою до обороту. Декомпозували загальний план на мікрокоманди — кожен тімлід тепер бачив план своєї команди, кожен менеджер — свій особистий.

Скрипти продажів

Переробили скрипти для менеджерів: під реальні запити клієнтів, під поточні заперечення, під асортимент. Менеджери отримали робочий інструмент, а не «методичку на полицю».

KPI для кожного рівня

Впровадили додаткові KPI, по яких відслідковується ефективність окремого менеджера, мікрокоманди і всього відділу. З’явилась прозорість: на кожному рівні видно, хто і де провисає, а хто тягне команду вперед.

Контроль на третьому місяці

Фінальний місяць співпраці присвятили контролю — закріпити те, що побудували: контроль дотримання регламентів і стандартів, контроль ведення статистики менеджерами, контроль роботи в CRM, контроль аналізу розмов і переписок з боку тімлідів.

До яких результатів прийшли

За 3 місяці систематизували відділ продажів siker.ua:

1. Прозора структура КВП → Тімлід → Менеджери з зрозумілою зоною відповідальності кожного.
2. Розвантажений керівник відділу, який тепер займається стратегією і масштабуванням, а не «гасить пожежі».
3. Тімліди, які виросли всередині команди і реально керують своїми мікрокомандами.
4. Чіткі KPI на трьох рівнях: менеджер / команда / відділ.
5. План продажів з декомпозицією на наступні місяці.
6. Готовність до масштабування — нова людина заходить в зрозумілу систему, а не в хаотичне середовище. 
7. Регламенти і скрипти, які працюють.

Фідбек від керівника відділу продажів siker.ua

Дивіться також відеовідгук від команди siker.ua, на YouTube каналі Дмитра Машталіра — ментора та співвласника e-commerce growth studio «Goal»:  

Впізнаєте свою ситуацію?

Якщо ви — власник товарного бізнесу і:

• ваш керівник відділу продажів тоне в операційці замість того, щоб керувати;
• відділ продажів тримається «на ентузіазмі», а не на системі;
• ви розумієте, що з поточною структурою команду не помножити без втрати якості;
• немає прозорих KPI, регламентів і єдиних стандартів роботи.

E-commerce Growth Studio «Goal» допомагає системно вирішувати такі задачі. Залишайте заявку на сайті, натиснувши кнопку «обговорити проєкт», і наш меджер зв’яжеться з вами для безкоштовної консультації.